1-KİŞİSEL VERİLERİNİZ VE İŞLENME AMAÇLARI

Tarafınıza ait kişisel bilgiler; Web sitemizi ziyaretiniz, telefon veya e-posta yazışmalarındaki paylaşımlarınız, iş yerimizi ziyaretiniz gibi kaynaklardan toplanmaktadır. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nden mal veya hizmet satın almanız veya bir başka surette ticari veya hukuki ilişkiye girmeniz durumunda bu verilerinizden; kimlik bilgileri (ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, doğum tarihi,) başta olmak üzere; iletişim verileriniz (e-mail adresi, adres ve telefon bilgileri,IP adresi ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ faaliyet alanı kapsamında satın aldığınız ürüne ilişkin veriler, görsel ve işitsel verileriniz ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından, Kanunun 5. Maddesi 2. Fıkrasında belirtilen hukuka uygunluk sebepleri çerçevesinde, sözleşmenin ifası ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla ve zorunlu meşru menfaatler kapsamında işlenecektir.

Yine yukarıda sayılanların dışında ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından sunulan ürün ve hizmetlerimizden sorunsuz olarak yararlanabilmeniz, ürün ve hizmet çeşitliliğimizin geliştirilebilmesi ve zaman zaman sizin için “en iyi hizmet en iyi ürün” prensibi ile hizmet sağlanabilmesi ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nden satın aldığınız ürünler ile ilgili olarak otomatik sistemler aracılığı ile kişisel ürün alışkanlıklarınız hakkında analiz yapılarak, bu kapsamdaki müşteri hizmetleri, tüketici hakları ve diğer imkanlardan istifade edebilmeniz çeşitli rapor, analiz ve çalışmaların hazırlanması ve sunulması için temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydı ile konum verisi, eğitim verisi, meslek verisi, kıyafet verisi, araç plakası ve görüntüsü özellikleri, aile bireyleri verisi ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından sunulan her türlü ürün ve hizmete ilişkin kullanım alışkanlığı, tercih, zevk ve beğenilerinizi ifade eden kişisel verileriniz ve finansal verileriniz ise, rızanız alınmak suretiyle işlenebilecektir.

2-KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE HUKUKİ SEBEPLER

Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerimizden sorunsuz olarak yararlanabilmek, alınan bilgiler ile ürün çeşitliliğimizi geliştirebilmek beğeninize göre ürün çeşitliliği sağlamak, yukarıda tanımı yapılan bilgileriniz alınarak sizin hakkınızda kişisel bir pazarlama hizmeti sağlayarak “ en iyi ürün” prensibi ile hizmet sağlamak, otomatik sistemler aracılığı ile kişisel alışveriş alışkanlıklarınız hakkında analiz yapma ve yine grup şirketleri, iş ortakları, tedarikçileri, servis sağlayıcıları tarafından da kullanılmak üzere, aldığınız/ilgilendiğiniz ürünler ve ilgili müşteri hizmetleri, tüketici hakları ve diğer imkanlardan istifade edebilmeniz ve/veya bunlarla ilgili ticari/mali/hukuki sorumlulukların yerine getirilebilmesi ve/veya temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydı ile hukuken meşru menfaatler için gereken veya zorunlu olan durumlarda işlenebilecektir.

Şayet daha önceden alınmış rıza ve izniniz mevcut değilse; yukarıda belirtilen ve kanunun 5/2 maddesinde yer alan hukuka uygunluk sebeplerinden birine girmeyen kişisel verileriniz için yasal zorunluluk gereği rızanızı talep edeceğiz. Bu durumda, yazılı imzalı izin ile aynı hukuki nitelik ve değerde olmak üzere dijital ortamda da izin verebileceksiniz.

3-VERİLERİN PAYLAŞIMI VE AKTARIMI

Web sitelerimiz, mobil aplikasyonlarımız üzerinden, doğrudan sizlerden alınan ve şirketimiz tarafından çeşitli kanallardan temin edilen kişisel verileriniz mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; yasal zorunluluk gereği bu verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum veya kuruluşları, faaliyetlerimiz gereği anlaşmalı olduğumuz yurt içindeki ve dışındaki kurumlar ve iş ortaklarımız ile paylaşabilecektir.

4-KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi www.eczanemix.com internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında ve Veri sahibi başvuru prosedüründe düzenlenen yöntemlerle ( Veri sahibine başvuru usulleri tebliği esas alınmıştır) ve aynı web adresinde yayınlanan kişisel veri başvuru formunu doldurmak veya başvuru formunda yazılı zorunlu bilgilerinizi içerir başka bir belge veya e-posta içeriği ile suretiyle yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’ne daha önce bildirilen ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla kimliğiniz teyit edilebilir bir biçimde ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’ne iletmeniz durumunda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde EELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Saygılarımızla

Kişisel verilerinizle ilgili kapsamlı bilgi için www.eczanemix.com web sitesinde yer alan ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’nı inceleyebilirsiniz.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI

GİRİŞ

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ("Şirket”) için Müşterileri, Çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait Kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesindeki diğer yazılı Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye; Müşterilerimizin, Potansiyel müşterilerimizin, Çalışanlarımızın, Çalışan Adaylarımızın, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanlarının ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.

Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu Politika’da kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin benimsediği, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:

• Kişisel verilerin rıza kapsamında işlenmesi,

• Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,

• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,

• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,

• Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,

• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,

• Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,

• Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli altyapıyı oluşturma, Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alma,

• Kişisel verilerin işleme amaçlarının tespit ve uygulamasında, üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,

• Özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve koruma hususlarının özel olarak düzenlenmesi

BÖLÜM 1

1.1 POLİTİKA HAKKINDA

1.2 Amaç

Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) amacı, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin mevcut ve potansiyel müşterileri, çalışanları, iş ortakları, ziyaretçileri, pay sahipleri, şirket yöneticileri, çalışan adayları, işbirliği içinde bulunulan kurum çalışanları ve yetkilileri ile ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesi hususundaki ilkelerin tespiti, kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması, söz konusu kişisel verilerin kanuna ve hukuka uygun işlenmesi kapsamında gerekli hak ve yükümlülüklerin belirlenmesi, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ çalışanları nazarında kişisel verilerin korunması ve veri mahremiyeti konusunda farkındalık yaratılması, Anayasa’nın 20’nci maddesi hükmü ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘’Kanun’’) ile bu Kanun’un ikincil düzenlemeleri başta olmak üzere ilgili mevzuata uyum sağlanması ve bu doğrultuda gerekli önlemlerin alınmasından ibarettir.

1.3 Kapsam

Oluşturulan politika Kanun’un “Kişisel Veri” tanımında yer alan, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilecek nitelikteki her türlü bilgi ve belgeyi ve bunlarla ilgili alınan önlemleri ve yapılan düzenlemeleri kapsar.

1.4 Sorumlular

Politika’nın hazırlanması, güncellenmesi ve Yönetim Kurulu’nun onayına sunulmasından, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde oluşturulan ve CRM, E-TİCARET, BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ve HUKUK departman yöneticilerinin doğal üyesi olduğu ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması Komitesi sorumludur. Bu Politika’nın uygulanmasından ise başta ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması Komitesi olmak üzere ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu, işlendiği veya aktarıldığı sistemleri kullanan/ yöneten birimler ve ilgili çalışanlar sorumludur.

1.5 TANIMLAR

Bu Politika’da yer alan terimler, aşağıda yer verilen anlamları ifade eder.

Tanım                         Açıklama

Kişisel Veri                 Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi Bu doğrultuda, tüzel kişilere ait veriler Kanun kapsamında koruma altına alınmamıştır. Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler

Açık Rıza                   Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza Anonim Hâle Getirme Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Kanun                        6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kişisel Verilerin İşlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Komite                        ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması Komitesi, işbu politikayı hazırlayan komite olup, üyeleri CRM, E-TİCARET, BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ve HUKUK departmanı birimlerinin başlarıdır.

Kurum                         Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Şirket                          ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

Veri İşleyen                 Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri Sorumlusu            Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

Verilerin silinmesi         Şirket içindeki tüm ilgili kullanıcıların, kişisel veriye erişimin engellenecek şekilde şifrelenmesi ve sadece veri koruma sorumlusunun bu şifreye sahip olması durumunu ifade etmektedir.

Verilerin Yokedilmesi     Kişisel verinin bir daha geri döndürülemeyecek bir biçimde fiziksel olarak veya teknolojik yöntemlerle tamamen ortadan kaldırılması durumunu ifade etmektedir.

BÖLÜM 2

2.1 KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME PRENSİPLERİ

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verileri, aşağıdaki ilke ve prensipler çerçevesinde elde eder, işler ve üçüncü kişilere aktarır. Bu ilkelerin uygulanmasından ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ doğrudan sorumludur.

2.2 ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin Kişisel Verileri İşleme İlkeleri

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından kişisel veriler, gerekli özen gösterilmek suretiyle hukuka uygun ve meşru bir amaca yönelik olarak elde edilir, işlenir ve güvenli bir şekilde muhafaza edilir. Kişisel verinin işlenme amacı ortadan kalktığında ya da amaç nihayete erdiğinde, kişisel veri işbu Politika ile bağdaşır nitelikte uygun bir yöntemle anonimleştirilir veya silinir/yok edilir. İşbu süreç için ayrıca ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde bir Veri Saklama ve İmha Politikası oluşturulmuştur. Veri Saklama ve İmha Politikası ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının bir alt üyesidir.

2.2.1 Gizlilik

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde kişisel verilerin işlenmesi süreçleri gizlilik prensipleri gereğince yürütülmektedir. Bu kapsamda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilere yetkisiz her türlü erişimi teknik ve fiziki her türlü olanak elverdiği ölçüde engeller ve mümkün olan her türlü teknik ve idari tedbiri bünyesinde uygular. Buna ilişkin denetimleri periyodik olarak gerçekleştirir.

2.2.2 Yasallık

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kanunlarda öngörülen sınırlar çerçevesinde ürün satışı, satış sonrası hizmetler, ürün tanıtımı ve sair hizmetleri sizlere sunarken, kişisel verileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun olarak elde eder ve işler. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilerin kullanılması amaçlarından ilgili kişileri haberdar eder ve gereken durumlarda ilgili kişilerin kanun kapsamındaki rızalarını alır.

2.2.3 Güncellik ve Doğru Olma

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından kişisel veriler tam ve doğru tutulur, gerektiğinde güncellenir. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilerin doğru olup olmadığını veya yetersiz olan verilerin düzeltilmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi veya silinmesini tespit etmek amacıyla gerekli düzenlemeleri yapar.

2.2.4 Belirlilik ve Şeffaflık

Belirli, açık ve meşru amaçla verilerin işlenmesi ilkesi; ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemesini ve bu amacın meşru olmasını sağlamaktadır. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, ilgili kişiye şeffaf kıldığı veri toplama ve işleme amaçları haricinde, başkaca amaçlarla veri işlemez. Amacın meşru olması ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin işlediği verilerin; yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve gerekli olması anlamına gelir.

2.2.5 Özen, Ölçülülük ve Tutarlılık

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel veriler, yalnızca veri alınırken belirtilen amaç ile tutarlı olacak şekilde ve bu bağlamda işin gerektirdiği bir sınırlama yapılarak işlenir. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından ileride söz konusu olabilecek belirsiz veri işleme amaçları için kişisel veri toplanmayacağı gibi, kişisel verilerin elde edilme amacına uygun olmayan hiçbir şekilde bu veriler kullanılmaz, işlenmez ve aktarılmaz. Minimum veri ilkesi uyarınca kişisel veriler, elde edilme amacıyla sınırlı ve ölçülü olarak tutulmakta olup bu amaç kapsamında gerekli olmayan veriler saklanmaz.

2.2.6 Sınırlı Süre

Bu veriler, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından; işlenen verilere ilişkin süreler belirlenerek tutulmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren esas amacın ortadan kalkması ve artık bu verilere ihtiyaç duyulmaması hâlinde söz konusu kişisel veriler silinir. Kanunlarda verilerin tutulmasına ilişkin sürelerin öngörülmesi hâlinde ise bu veriler, ilgili mevzuatta öngörülen sürelere uygun olacak şekilde muhafaza edilir; mevzuatta öngörülen sürenin dolmasından sonra ise bu veriler, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından verilerin saklandığı sistemlerden/cihazlardan veya fiziksel olarak bulunduğu ortamlardan silinir/yok edilir veya anonimleştirilir.

2.2.7 Seçim ve Onay

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak veri sahibini tam ve gereği gibi bilgilendirir. Gereken durumlarda, veri sahibinin söz konusu işleme ile ilgili olarak onayını alır, veri sahibine vermiş olduğu onayı dilediğinde geri çekme veya verileri ile ilgili talepte bulunma seçeneği sunar. Bununla ilgili olarak ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ çerçevesinde Kişisel Veri Başvuru Prosedürü oluşturulmuş olup, bu çerçevedeki esaslara uygun olarak işlem yapılmaktadır.

2.3 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İşlenmesi

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri hukuka uygun olarak işlemek amacıyla kanunun 5.2. maddesinde sayılan diğer hukuka uygunluk sebeplerinden biri mevcut değilse; ilgili kişinin açık rızasının varlığını arar,

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, söz konusu işleme faaliyetlerini yukarıdaki 3.1. Bölümde belirtilen ilkelere tam bir uyumluluk içerisinde yürütür.

2.4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından toplanan kişisel veriler ile özel nitelikli kişisel veriler şeffaflık ve açıklık ilkesi uyarınca, aşağıda belirtilen iki ana amaç çerçevesinde işlenmektedir;

a) İdari/Hukuki/Mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacına yönelik yasal işleme sebepleri

• Ürün veya hizmet satışı sebebiyle fatura kesilmesi

• Sadakat programı çerçevesinde akdedilen üyelik sözleşmeleri

• Vergi kanunları uyarınca kayıtların saklanması

• İş kanunu uyarınca özlük dosyası oluşturulması,

• İşyeri hekimliği kapsamında sağlık hizmeti sunulması

• Güvenlik sebebi ile kamera ve ziyaretçi kaydı alınması

• Dijital ortamda müşteriden alınan rıza ve izinlerin, ispat varakası olarak dijital iz ve kayıtlarının tutulması

• Hukuken gerekli kabul edilecek diğer meşru menfaat halleri

• Mer’i yasalardan kaynaklanan işleme sorumluluğu

b) İşletme faaliyetlerimizin yerine getirilmesi

• Ürün Satışı

• Ürün Satışı Sonrası Hizmetler ve Pazarlama faaliyetleri

c) Hizmet standartlarımızın iyileştirilmesi ve her bir kullanıcı için özelleştirilmiş hizmetlerin sunulması

• Hizmetlerin geliştirilmesi: Talep ve şikâyetlerin ilgili birimlerce değerlendirilerek, gerektiğinde müşteri anketleri yapılarak/değerlendirilerek ve müşteri geri bildirimleri göz önünde bulundurularak müşteri memnuniyetinin sağlanması

• Müşteri ve Hizmet Segmentasyonu yapılarak “En İyi Ürün” Prensibi ile pazarlama faaliyeti yürütülmesi: Müşterilerin çağrı merkezleri, internet sayfası ya da yetkili bayiler ve satış/hizmet noktaları üzerinden almış olduğu hizmetlerin kalite standartları çerçevesinde raporlanması, denetlenmesi ve gerekli analizler yapılarak iyileştirilmesi, müşterilere e-posta, SMS ve sair iletişim vasıtalarıyla ürün ve hizmetlere ilişkin tanıtım ve bilgilendirme yapılabilmesi, duyuru/kutlama ve sair içeriklerle gönderilecek iletiler aracılığıyla şirket tanınırlığını arttırmak ve hizmetlerimizin tanıtımına, pazarlanmasına yönelik genel veya kişiye özel reklam, duyuru, kampanya bilgilerinin sağlanması

Kişisel verilerin işlenme amaçlarına ilişkin daha ayrıntılı bilgi için www.eczanemix.com adresindeki ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Aydınlatma Metni’ne bakabilirsiniz.

2.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerin işlenmesine yönelik prensipler, kişisel verilerin aktarılmasında da uygulanır. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, aşağıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli ve zorunlu olması hâlinde üçüncü kişilere; KVK Kurulu'nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir.

• Kanun ya da düzenlemeler uyarınca öngörülen yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Mahkeme kararı veya düzenleyici ve denetleyici kamu kurumu kararı/talimatının yerine getirilmesi,

• İdari ve teknik tedbirlerin ve de altyapı güvenliğinin sağlanması ve

• Hukuki uyuşmazlık hâlinde ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin haklarının korunması.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, üçüncü kişilere aktarım amacı ile sınırlı olacak şekilde kişisel veri aktarır ve buna ilişkin gerekli önlemleri alır.

Bu konuda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Veri Sorumlusu sıfatıyla Aktarılan Alıcı Grubu olan 3. Kişiler nezdinde denetleyici konumdadır.

Kişisel veriler ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından, işlenme amaçları ile paralel olmak üzere, ilgilinin açık rızasının veya hukuka uygunluk nedenlerinden bir veya birkaçının bulunması hâlinde; ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin iştiraklerine, iş ortaklarına, yetkili temsilcilerine, resmi kurum ve kuruluşlara, hizmet sağlayıcılara, çağrı merkezi hizmeti veren şirketler gibi hizmetlerinden faydalandığımız veya işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişilere aktarılır.

Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler, aktarılan kişisel verileri aktarım amacının dışında kendi kişisel veya ticari amaçları doğrultusunda kullanamaz ve işleyemezler. Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından verilen talimatlara uymakla ve veri güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almakla yükümlüdür.

Aktarımın yurt dışına yapılması hâlinde ise, kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan şartların varlığı ile ve bu şartlara ilaveten Kurul’un belirleyeceği yeterli koruma olan ülkelere aktarım mümkün olup, bu şekilde bir koruma bulunmuyorsa Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması halinde kişisel veriler ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından yurt dışına aktarılabilir.

KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

• ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ iş ortaklarına,

• Banka ve sigorta şirketleri ve Hukuk Bürolarına,

• ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tedarikçilerine,

• ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ şirket yetkililerine,

• Hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

2.6 ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ nezdinde; ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ’nin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahiplerine ( Mağazalardan ve web sitesinden gelen Müşteriler, Çalışanlar, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışan Adayları, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları,) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı Alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA

İletişim Verisi

Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e-posta, Fax numarası, Ip adresi, ).

Kimlik Verisi

Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad,TCKN, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi,vergi no,sgk no, uyruk verisi, evlilik cüzdanı fotokopisi/taraması, çalışan kartı

Sağlık Verisi

Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan grubu, medikal geçmiş, check-up sonucu, konsültasyon raporu, diyet formu ).

Taşıt Verisi

Kişinin araç bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Plaka no, ruhsat bilgisi ).

Konum Verisi

Kişiye ait konum verisinin bulunduğu veri grubudur (GPS lokasyonu ).

Görsel/İşitsel Veri

Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı, ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik fotokopisi/taraması, pasaport fotokopisi/taraması ).

Dijital İz Verisi

Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur (Log ).

Finansal Veri

Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap no, iban no, kart bilgisi, banka adı, finansal profil, mail order formu, kredi notu ).

Biyometrik/Genetik Veri

Kişiye ait biyometrik/genetik verilerin bulunduğu veri grubudur (Parmak izi, genetik bilgi, damar izi ).

Mesleki Veriler

Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası sicili ).

Eğitim Verisi

Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur (Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması ).

Mal Varlığı Verisi

Kişinin sahip olduğu mal varlıklarının bulunduğu veri grubudur (Tapu fotokopisi/taraması , araç ruhsatı fotokopisi/taraması ).

Seyahat Verisi

Kişinin seyahatlerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Uçuş bilgisi, uçuş kartı, tur rotası, mil kart no, konaklama verisi ).

Şirket Verisi

Şahıs şirketi verileridir (Şirket adresi ).

Irk/Din Bilgisi

Kişinin kökeni ve inancına ait verilerin bulunduğu veri grubudur (Irk/din bilgisi ).

Dernek üyelik bilgileri

Kişinin üye ve ilgili olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Tüm dernek üyelikleri ).

İmza Verisi

Kişiye ait imza bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Islak imza, e-imza , imza fotokopisi/taraması ).

Vize/Pasaport Verisi

Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport fotokopisi/taraması ).

Kılık Kıyafet Verisi

Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur ( Kılık Kıyafet satın alma geçmişi, giydiği ayırt edici kıyafetler.)

Yaptırım Verisi

Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil Kaydı, Disiplin Kaydı.)

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, veri işleme faaliyetleri kapsamında ve şirket içinde kullanılan veri türlerini esas alarak oluşturduğu KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ’NDE; yukarıda gösterilen tabloda gösterildiği üzere ve yanı sıra,ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Saklama İmha Politikasi , ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Veri Sınıflandırması ve Koruması Politikası doğrultusunda veri sınıflandırmalarını tamamlamış ve Kişisel Veri Süre Cetvelinde saklama sürelerini, gerekçeleriyle tespit etmiştir.

BÖLÜM 3

3. YÜKÜMLÜLÜKLERİMİZ

3.1 Aydınlatma Yükümlülüğü

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verileri elde etmesi anında ilgili kişilere

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimliği,

• Kişisel verilerin işlenme amacı,

• Kişisel verilerin aktarılacağı kişiler ve aktarım amaçları,

• Kişisel verilerin toplanma yöntemi, hukuki nedeni ve aşağıda madde 4.5’te belirtilen ilgili kişinin hakları hakkında bilgi verir.

Bu kapsamda Mağazalarımızda ve diğer iş yerlerinde müşterilerin/ziyaretçilerin/çalışanların ve diğer 3. Kişilerin kolayca görebilecekleri alanlara AYDINLATMA metinleri yerleştirilmiştir. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ web sitelerinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.

3.2 Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

3.2.1 Teknik Tedbirler:

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ yetkisiz erişimi, veri açığı ve hukuka aykırı erişimi engellemek ve kazara veri kaybı, değişikliği ve imhasının önüne geçebilmek için gerekli teknik tedbirleri olanaklar dâhilinde alır. Söz konusu yükümlülük, hem elektronik ortama hem de fiziksel ortama ilişkindir. Bu kapsamda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, tasarımda gizliliği gözeterek teknik prosedür ve kurallar belirler ve bunları belirli sıklıklarda gözden geçirir. İş bu tasarımlara uygun olarak ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından işbu Veri koruma ve işleme Politikası'nın eki niteliğinde bulunan Veri Sınıflandırma ve Koruma İşleyişi oluşturulmuştur. Bu işleyişe göre çeşitli Veri Sınıfları oluşturulmuş ve oluşturulan sınıflandırmalara ilişkin koruma ilkeleri belirlenmiştir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, bu kapsamda gerçekleşebilecek mevcut riskleri göz önünde bulundurarak ve güncel teknolojiyi takip ederek şifreleme, maskeleme, anonimleştirme gibi güvenlik tedbirlerinin uygulanmasını sağlar. Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır. Teknik konularda departmanlar kurulmuş olup bu konuda bilgili personel istihdam edilmektedir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Yeni Teknolojik gelişmelere takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

• Her bir departman özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.

• Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.

• ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ içi işleyiş gereğince alınan teknik önlemler ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

• Virüs koruma sistemleri, firewall, Veri Açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

• Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

• Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için uygulamalar düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

3.2.2 İdari Tedbirler:

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ çalışanları, kişisel verilere, yalnızca söz konusu görevin kapsam ve amacına uygun olacak şekilde erişebilir. Çalışanlar erişim olanaklarının bulunduğu kişisel verileri, kişisel veya ticari amaçlar gözeterek işleyemeyeceği gibi; bu amaçlarla kişisel verileri yetkisiz kişilere açıklayamaz veya bu bilgileri ifşa edemez. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ; çalışanları için ilgili İşyeri Yönetmeliklerinde gerekli düzenlemeleri yaparak Kişisel Verilerin İşlenmesindeki Esasları belirlemişlerdir. Bu Yönetmelik hükümleri ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Çalışanları açısından iş sözleşmeleri niteliğinde olup aykırılık halinde yaptırımlarla karşılaşılacağı öngörülmektedir. Departmanların kişisel veri güvenliği ilgili denetim ve yönetimi Bilgi Güvenliği Birimi tarafından organize edilmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi Politikalar, politika ve prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, çalışanlarını iş amaçları gereği elde ettikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklanamayacağı ve işleme amacı dışında kullanılamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği hususlarında bilgilendirir.

3.2.3.ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Çalışanlarının, Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Konusunda Eğitimleri

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için şirket merkezi, fabrika ve mağaza çalışanlarına, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

3.3 Veri Sorumluları Sicili

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, ilgili mevzuat gereği kurulan veri sorumluları siciline kayıtlıdır/kaydolacaktır. İlgili sicil kapsamında aşağıdaki bilgiler yer alır; Kişisel Veri Güvenliği Envanteri ve Veri İmha ve Saklama Prosedürü ikincil mevzuatlar gereğince Veri Sorumluları Sicili’ne sunulacaktır.

• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği

• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar

• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları

• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler

• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler

• Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

3.4. Denetim Yükümlülüğü

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, kendi kurum veya kuruluşlarında ve veri aktarımı yaptığı üçüncü kişiler nezdinde kişisel verilerin korunması yönündeki ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ ilkeleri ile mevzuat gereklerini sağlamak amacıyla belirli aralıklarla, özellikle teknik ve idari tedbirlere ilişkin gerekli denetimleri yapmaktadır.

3.5. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, KVK Kanunun 13. Maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı, veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki kişisel veri başvuru ve yanıt prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur

Kişisel veri sahiplerinin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile veya yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’ne daha önce bildirilen ve ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’ne kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ; talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır. Ancak, İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfayı aşan her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır.

Veri sorumlusuna başvuru usulleri hakkında tebliğ uyarınca başvuruda ilgili kişinin a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d)Talep konusu, bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.

Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyetini kadar bir ücret talep edilebilecektir. Kişisel veri sahipleri; bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.

3.6. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Bu kapsamda, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bünyesinde verilen iş yeri hekimliği hizmeti sebebiyle çalışanların sağlık verileri işlenmekte olup bu özel nitelikli kişisel verilere erişebilen personele gerekli eğitimler verilmekte, bu personelin erişim yetkisi kapsam ve süreleri belirlenmekte ve periyodik olarak denetimler yapılmakta ve gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır. İlgili personelin işten ayrılması durumunda erişim yetkisi derhal kaldırılmaktadır.

Çalışanların sağlık dosyalarında fiziki olarak saklanan kişisel sağlık verilerinin bulunduğu fiziki dosyalar kilitli ve sadece revir personelinin erişebildiği alanlarda saklanmaktadır. Çalışanların sağlık verilerine revir personeli dışında hiçbir birim erişememektedir.

3.7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta daha sonra verinin niteliği uyarınca ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından oluşturulmuş ilgili Politika uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’nin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ‘ne yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 BÖLÜM 4 

4.1 ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ İŞYERLERİNDEKİ GÜVENLİK AMAÇLI VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşır ve ziyaretçi giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işler. Ziyaretçilerin ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ işyerlerini ziyaretleri sırasında kişisel verileri elde edilirken ilgili kişiler söz konusu işleme faaliyetleri hakkında bilgilendirilmek suretiyle aydınlatılırlar. Ayrıca, ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ işyerlerini ziyaretleri sırasında ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmekte olup böyle bir durumda ‘log’ kayıtları tutulabilmektedir.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası ile izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, söz konusu kamera, ‘log’ ve sair ziyaretçi kayıtlarının işlenmesinde, güvenliğin mümkün olan en yüksek seviyede sağlanması amacını güderek yürürlükteki mevzuata tam uygunluğu hedefler. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ, söz konusu dijital kayıtlara yalnızca belirli sayıda yetkilendirilmiş kişiler tarafından ve bu Politika ilkelerine uygun olarak erişilmesini temin eder.

ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından yönetilen internet sitelerinde, detayı ilgili internet sitesinin gizlilik politikasında yer aldığı şekilde teknik vasıtalarla çerez vb. tarayıcı hareketleri kaydedilebilmektedir. ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ bu konuda ayrıca bir Çerez ( cookies) Politikası oluşturmuş ve kullanıcılara detaylı bilgilendirme yapmaktadır.

4.2 ELBAY DERMOKOZMETİK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİTESİ

Şirket bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, prosedürleri ve uygulama rehberlerini yönetmek üzere, Şirket üst yönetiminin kararı gereğince “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” oluşturulmuştur. Bu komitenin görevleri aşağıda belirtilmektedir.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak üzere işbu politikaları üst yönetimin onayına sunmak.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak hususlarını üst yönetimin onayına sunmak.

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve yapılması gerekenleri üst yönetimin onayına sunmak; bu hususların uygulanmasını gözetmek ve koordinasyonunu sağlamak.

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında 3. Kişilerden danışmanlık hizmeti alınması konusunda üst yönetime yardımcı olmak.

• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirketin iş ortakları nezdinde farkındalığı arttırmak.

• Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak.

• Kişisel verilerin korunması ve politikaların uygulanması konusunda eğitimler tasarlamak ve icra edilmesini sağlamak.

• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak.

• Kişisel veri sahiplerinin; kişisel veri işleme faaliyetleri ve kanuni hakları konusunda bilgilenmelerini temin etmek üzere bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin icrasını koordine etmek.

• Kişisel Verilerin Korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek; bu gelişmelere ve düzenlemelere uygun olarak Şirket içinde yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak.

• Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ve Kurumu ile olan ilişkileri koordine etmek.

• Şirket üst yönetiminin kişisel verilerin korunması konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.